Ti sei appena iscritto all'università, o, forse, hai da poco ottenuto un nuovo lavoro. Per questa ragione hai dovuto scrivere una email ad un professore o ad un potenziale cliente. Hai dunque preso il portatile, sei entrato sul tuo indirizzo di posta elettronica e hai cominciato a digitare sulla tastiera: "Salve. Le scrivo per...". Poi, dopo aver scritto appena qualche riga, una domanda ti è sorta spontanea: "Ma come bisogna scrivere una email formale?".
Se questo è anche il tuo caso, non preoccuparti: è una domanda che prima o poi ci siamo posti tutti. Quando si scrive una email, infatti, è fondamentale rispettare alcune regole basilari per evitare di apparire maleducati o fuori luogo.
Si tratta di poche e semplici regole, che è sempre bene tenere a mente quando ci si approccia alla comunicazione via posta elettronica.
In questo articolo ti spiegherò, passo dopo passo, come dovrai fare per scrivere una email perfetta, così da fare bella figura con i tuoi superiori o con i tuoi clienti.
In ordine, ti spiegherò come:
- Scrivere l'incipit di una email formale.
- Scrivere il testo in maniera tale da renderlo elegante ed efficace.
- Scrivere la conclusione e salutare il tuo corrispondente.
Sei pronto? Bene, cominciamo.
Come scrivere l'incipit di una email formale.
Quando si scrive una email, non bisogna mai dimenticare a chi ci si sta rivolgendo. Lo sai bene: funziona così in ogni ambito della nostra vita. Quando parliamo con un nostro superiore, non usiamo di certo lo stesso tono che usiamo con i nostri amici.
Ovviamente, il nostro tono deve essere chiaro fin dall'inizio della email, e cioè fin da quello che viene generalmente chiamato incipit.
Comincerò dunque a parlarti dell'incipit e del modo migliore per costruirlo. L'incipit si compone di:
- Oggetto della email.
- Saluti.
Parliamone brevemente.
L'incipit: l'apertura e l'oggetto della email.
Quando scrivi una email formale, anzitutto devi specificare l'oggetto del tuo messaggio. Se utilizzi Gmail, o un classico sito di posta elettronica, troverai la casella dove scrivere l'oggetto proprio sotto all'indirizzo di posta del tuo corrispondente.
Ma cosa è l'oggetto di una email? L'oggetto è semplicemente il tema: il motivo per cui scrivi ad una determinata persona (una domanda relativa alla tesi di laurea, un'offerta di lavoro, una richiesta medica...).
Comincia dunque con lo scrivere l'oggetto nell'apposita casella: se scrivi ad un professore per ottenere informazioni sulla tesi, scrivi dunque "INFO TESI". Se scrivi ad un cliente per un futuro lavoro, scrivi "FUTURO LAVORO".
Subito dopo, sempre nell'oggetto, scrivi anche il tuo nome e il tuo cognome.
In questo modo, il tuo corrispondente saprà subito chi sei e cosa aspettarsi dal testo della tua email.
I saluti.
Dopo aver specificato l'oggetto, dovrai cominciare a scrivere l'email vera e propria. L'email non è altro che un messaggio, e, come ogni messaggio, comincia dai saluti.
Hai davanti svariate possibilità. Il tuo saluto dovrà essere consono al tipo di persona con cui stai parlando.
- Se con il tuo corrispondente hai un rapporto estremamente formale, ti consiglio di usare uno di questi appellativi: egregio o spettabile.
Ad esempio, potrai dire:
"Egregio (o spettabile) professore".
Se è con un cliente che stai parlando, dirai allora:
"Spett.le (o egregio) sig. Rossi".
In questo modo, avrai impostato il tuo incipit sul modello dell'alta formalità. Questo modello, dovrai naturalmente rispettarlo per il resto della email.
- Se invece hai un rapporto formale, ma più confidenziale col tuo interlocutore, ti è concesso salutare con l'appellativo di "Gentile" utilizzando all'occorrenza un saluto adeguato (buonasera/buongiorno, gentile professore/signor Rossi).
A questo punto, devi presentarti. Ciò anche se il tuo corrispondente sa chi sei.
"Egregio sig. Rossi,
sono Nome e Cognome".
Così, avrai in pochi secondi scritto l'incipit della tua email. Avrai dunque già impostato il tono di voce e il tema generale della missiva.
Ti sarai, come ho detto, presentato con nome e cognome.
Cosa ti resta da fare?
Ovviamente, scrivere il testo vero e proprio.
Scrivere il testo di una email formale
L'introduzione.
Quando parliamo con qualcuno via posta elettronica, cominciamo impostando il tema del discorso, attraverso l'oggetto della email, e il tono formale a partire dai Saluti.
A questo punto, ci troviamo davanti al fatidico gesto: dire quello che vogliamo dire.
Adesso ti consiglio di abbandonare la formalità e l'eccesso in virtù della semplificazione. Se dovrai comunicare qualcosa, dovrai farlo nel modo più semplice ed efficace. Nessuno ha voglia di perdere tempo, men che meno un cliente o un tuo superiore.
Comincia quindi facendo una semplice introduzione:
"Spett.le professore,
le scrivo per comunicarle il tema della tesi. Il tema è L'ascesa dell'Impero Romano sotto l'imperatore Augusto".
Ovviamente questo è solo un esempio. L'importante è che, nell'introduzione, tu sia il più chiaro e conciso possibile.
Ora, dopo una breve introduzione, procedi con esporre il tuo tema in maniera più approfondita.
"Pensavo dunque di procedere così: scriverò il primo capitolo entro il giorno tot. Costruirò la bibliografia partendo dai testi di Romain, come lei mi ha consigliato durante l'ultimo colloquio".
In questo modo, esporrai il tuo discorso nella maniera più efficace possibile.
Se invece è con clienti che hai a che fare, puoi utilizzare lo stesso principio. Dapprima, esponi il tema:
"Gentile sig. Rossi, le scrivo per comunicarle che l'incontro avverrà il giorno 6 alle ore 15.30".
Poi, approfondisci il discorso.
"Come le dicevo, in quell'occasione le esporrò il progetto sul quale stiamo lavorando, nella speranza che sarà di suo gradimento".
Detto in parole povere: il tono della mail deve essere formale, ma l'argomento deve essere espresso con chiarezza e semplicità.
Dì ciò che vuoi dire senza giri di parole: tornerai ad essere formale nel momento del saluto. Ovviamente, non dimenticare mai di tenere un tono gentile e consono al tuo interlocutore.
Dagli del lei: senza usare l'informale "tu" o l'eccessivo "voi" (a meno che ciò non sia motivato da una sua volontà personale).
Lo svolgimento della email.
Lo svolgimento segue, bene o male, lo stesso principio. Se stai parlando con un interlocutore formale, è probabile che tu stia parlando con una persona con cui intrattieni rapporti di lavoro.
Attieniti al lavoro specifico: che tu sia il venditore o il cliente, il medico o il paziente. Esponi il tuo argomento semplicemente e senza fronzoli. Una buona email, spesso, non è più lunga di dodici righe. Ovviamente questa non è una regola assoluta: se hai molto da comunicare, puoi anche scrivere email più lunghe.
L'importante è che tu non perda tempo in inutili giri di parole.
Comincia ragionando sul tema.
Individua l'obiettivo della tua email.
Scrivilo in poche righe.
Bene, l'hai fatto? Ora non ti resta che concludere l'email, e poi fare una revisione generale.
Adesso, ti guiderò nella scrittura della conclusione.
Come scrivere una email formale: la conclusione.
Non era difficile, non è vero? La scrittura cerca sempre il giusto mezzo. Devi dire molto, con poche parole.
Finora hai dunque:
- Comunicato il tema nell'oggetto.
- Fatto dei Saluti.
- Ti sei presentato.
- Hai scritto un'introduzione e uno svolgimento.
La tua email è quasi completa. Non ti resta che salutare l'interlocutore nella maniera più consona all'occasione.
Se in apertura hai utilizzato un saluto estremamente formale, in chiusura dovrai utilizzare lo stesso tipo di saluto.
Mettiamo caso tu abbia aperto la tua email dicendo "Egregio sig. Rossi". In chiusura, dovrai utilizzare una formula simile. Dopo aver scritto lo svolgimento, scriverai allora:
"La ringrazio in anticipo per l'attenzione.
Distinti saluti,
Nome e Cognome".
Abbiamo qui tre elementi da tenere a mente per la tua conclusione:
- Utilizzare una frase conclusiva (la ringrazio in anticipo per l'attenzione, le auguro un felice weekend...).
- Salutare (Distinti Saluti).
- Una firma finale, da apporre a capo del paragrafo successivo (Nome e cognome).
Se invece in apertura hai usato un tono più informale, puoi limitarti a dire:
"La ringrazio in anticipo per l'attenzione.
Cordialmente,
Nome e Cognome".
Cordialmente, sostituirà così i Distinti saluti della email precedente. Non dimenticare comunque di firmare la tua email al fondo della pagina, esattamente come i nostri nonni facevano al termine delle loro lettere d'amore o di lavoro.
Revisionare una email ed inviare.
Quando scriviamo una email, spesso ci accorgiamo troppo tardi di refusi e di errori grammaticali. Naturalmente, un errore può accadere: ma è meglio fare il possibile per evitare che ciò accada nei nostri rapporti formali.
Dopo aver scritto la email, torniamo dunque a leggerla dall'inizio, per correggerla e sublimarla.
Assicuriamoci di non aver sbagliato la punteggiatura, le parole o i verbi.
Nessun errore? Sei sicuro?
A questo punto, concentriamoci sul contenuto.
- Abbiamo utilizzato il tono formale giusto?
- Abbiamo esposto il nostro discorso nella maniera più chiara possibile?
- Abbiamo detto quello che volevamo dire?
Infine, abbiamo concluso e salutato in maniera corretta?
No?
Correggiamo.
Sì?
Premiamo invio.
In alcuni secondi, la nostra missiva elettronica arriverà a destinazione.