Ti eri da poco abituato ai file in pdf e ora ti chiedono dei pdf/a? Niente paura! Scopriamo insieme come convertire pdf in pfd/a in modo completamente gratuito.
Cosa sono i file pdf/a?
Prima di tutto è importante capire cosa sono i file pdf/a e in cosa differiscono dai normali file in pdf ai quali eri abituato. Come per tutte le cose, infatti, se capiamo con cosa abbiamo a che fare, siamo più inclini ad apprendere i meccanismi e ad accettare di eseguire operazioni più numerose o più complesse per ottenere quei risultati che ci vengono richiesti.
Il formato pdf/a è ormai il formato di riferimento all’interno delle aziende per la dematerializzazione e la conservazione documentale. Dal 2009, inoltre, per complicare le cose a chi non è molto bravo con la tecnologia, è entrato in vigore l’obbligo di invio di documenti alla Pubblica Amministrazione con formato pdf/a. Quindi, ogni volta che dovrai inviare file tramite la tua PEC (Posta Elettronica Certificata) agli organismi della PA (come tribunali, uffici comunali, etc..) dovrai convertirli in pdf/a.
Ma quindi di cosa stiamo parlando? Questo è un particolare formato di pdf, che è stato sviluppato dalla stessa azienda informatica che ha realizzato il pdf classico e che conosciamo da molti anni, ovvero la Adobe. Pdf a vuol dire letteralmente "pdf for archiving". Difatti, questo è un particolare file di archiviazione che offre diversi vantaggi rispetto al suo capostipite (il pdf semplice), grazie ai quali si può effettuare una conservazione documentale a lungo termine su supporto digitale.
Le caratteristiche di un file pdf/a
Quindi il file pdf/a è oggi uno standard con cui dobbiamo fare i conti. E visto che per le comunicazioni con la Pubblica Amministrazioni ora è obbligatorio, imparare come convertire i pdf in pdf/a (ma anche come generarli direttamente) diventa imprescindibile.
Le caratteristiche principali che differenziano il pdf/a dal pdf sono quelle che gli consentono di rappresentare un file di archiviazione documentale affidabile anche su lungo termine per i supporti digitali.
- È possibile allegarvi altri tipi di file, che restano invariati nel tempo (ciò assicura il completo accesso ai contenuti sempre e la totale integrità negli anni a venire).
- È indipendente dai dati accessori (caratteri, colori, immagini, collegamenti ipertestuali).
- Non consente la crittografia del suo contenuto.
- Non è possibile inserirvi codice JavaScript.
In sostanza, tutto questo significa che i file pdf/a, appariranno sempre uguali, proprio come apparivano sul computer che li ha generati. E lo fanno non aggiungendo al documento quelle informazioni aggiuntive che potrebbero non essere leggibili o visualizzabili in futuro. Si presuppone, quindi, che un file in pdf/a creato oggi, sarà perfettamente visualizzabile anche sui dispositivi che avremo a disposizione tra una ventina d'anni o di più.
Ecco a cosa è dovuto il cambio di rotta verso il formato pdf/a. Ed ecco perché questo file è diventato uno standard internazionale (ISO19005), pensato proprio per l'archiviazione nel lungo termine di file.
Un’altra cosa da sapere è che al momento esistono 3 differenti standard di pdf/a.
- Il pdf/a 1 è il formato più comune e può contenere esclusivamente del testo.
- Il pdf/a 2, invece, può contenere immagini, video e audio.
- Il pdf/a 3, che può gestire qualunque tipologia di allegato si desideri.
Esistono molti strumenti online con i quali è possibile imparare come trasformare pdf in pdf/a con pochi semplici passaggi. Oggi qui troverai quelli che lo fanno in modo completamente gratuito. Il formato pdf/a, infatti, sta diventano così importante dal punto di vista aziendale e dal punto di vista amministrativo, che saperne di più è fondamentale. Così come è essenziale per molti poter gestire la creazione di pdf/a in modo gratuito.
Come convertire pdf in pdf/a con PDFCreator
Pdf Creator è un programma gratuito che funge da stampante virtuale. Dopo la sua installazione potrai creare un file in pdf o pdf/a da qualsiasi programma, semplicemente avviando la stampa di un file tramite questa stampante virtuale, proprio come lanci la stampa fisica di un documento, attraverso la stampante collegata al tuo pc.
Ma andiamo per gradi. Prima di tutto bisogna installare PDFCreator sul tuo computer.
- Scarica PDFCreator.
- Avvia l’installazione sul tuo computer cliccando sul file .exe che troverai nella cartella “Download” e segui le istruzioni.
Se sei riuscito ad installare correttamente PDFCreator sul tuo computer, ora puoi agevolmente scoprire come trasformare pdf in pdf/a gratuitamente come se stampassi un documento fisicamente.
- Apri il file da convertire in pdf/a.
- Fai tap su “File” e poi su “Stampa”.
- Visualizza tutte le stampanti installate sul computer e scegli PDFCreator.
- Scrivi il “Titolo” e poi vai al menu che si trova sotto, alla voce Profilo, selezionando “pdf/a (conservazione a lungo termine)” e poi “Salva”.
- Scegli dove desideri salvare il documento in pdf/a e “Salva”.
Con PDFCreator, non solo puoi scoprire come convertire pdf in pdf/a facilmente ma puoi anche creare da zero file in questo formato. Se stai lavorando su un file che non hai ancora salvato, quindi, in un altro formato, puoi salvarlo direttamente in pdf/a.
- Tieni aperto il tuo file da convertire.
- Sul menù fai tap su “File” e seleziona “Stampa”.
- Dall’elenco delle stampanti disponibili seleziona PDFCreator.
- Clicca su “Stampa” e nella schermata di riepilogo successiva seleziona “Opzioni”.
- Nella finestra che si apre ti viene chiesto di salvare il file nel percorso che scegli; clicca sulla voce “Salvataggio” e di seguito sceglie il formato PDF/A e conferma facendo tap su “Salva”;
Come trasformare file pdf in pdf/a con Open Office
Se sul tuo computer hai installato Open Office, non avrai bisogno di altri programmi per imparare a convertire file pdf in pdf/a. Open Office, infatti, è l’alternativa gratuita e opensource a Microsoft Office. Sempre più persone lo scelgono per poter lavorare sui formati più comuni (come file Word ed Excel), ma senza dover pagare nulla.
Dopo l'installazione di Open Office sul tuo pc, ecco come puoi convertire i tuoi file in pdf/a.
- Apri il tuo documento.
- Nel menu “File” clicca su "Esporta nel formato pdf".
- Scegli PDF/A-1 dal menu "Opzioni PDF" che si trova nella sezione Generale.
- A questo punto fai tap su “Esporta”.
- Salva il documento in pdf/a.
C'è anche Libre Office!
Anche Libre Office, proprio come Open Office, è un insieme di programmi liberi e gratuiti che rappresentano una valida alternativa a Microsoft Office. Il procedimento per trasformare pdf in pdf/a con Libre Office è identico a quello già illustrato sopra con Open Office.
Se hai Microsoft Office, invece, e non vuoi sostituirlo con una suite gratuita come Open Office o Libre Office, dovrai installare l’apposito plugin per la creazione di pdf/a.
Come salvare pdf/a subito da web con PDFTron
Se il tuo computer è pieno zeppo di programmi e non ne vuoi installarne altri, allora la soluzione è quella di trovare un sito web che ti offre la possibilità di convertire file pdf in pdf/a senza download. PDFTron è uno di questi.
Ecco come fare:
- Vai sul sito ufficiale di PDF Tron.
- Scorri la pagina e clicca tu “Carica file”.
- Seleziona il file che vuoi convertire in pdf/a tra quelli presenti sul tuo computer.
- Scegli nel menù a tendina il tipo di pdf/a che vuoi.
- Clicca su “Invia” e troverai il file convertito nella tua cartella “Download”.
Se hai paura che, in questo modo, i tuoi file potrebbero finire nelle mani di qualcun altro, la società ti rassicura garantendoti che tutti i file che convertirai in pdf/a sono e resteranno privati e verranno cancellati automaticamente dopo 48 ore dalla tua conversione.
Una classifica dei metodi più semplici
Se sei alla ricerca di una guida su come convertire pdf in pdf/a in modo semplice, questi metodi spiegati qui dovrebbe soddisfare le tue esigenze. Prima di tutto perché si tratta di sistemi completamente gratuiti. E in secondo luogo perché sono metodi abbastanza semplici che possono essere appresi anche da chi non ha molta dimestichezza con la tecnologia. Per fare una classifica dei metodi spiegati sopra, dal più comodo, eccola qui:
- Open Office e Libre Office: queste suite di programmi sono davvero molto comode perché consentono di fare in modo gratuito tutto quello che si può fare con Microsoft Office (e anche molto di più). Poter convertire pdf in pdf/a direttamente dal proprio programma di scrittura, dal foglio di calcolo o dalla presentazione è certamente il metodo più comodo possibile.
- PDFTron e altri siti di conversione pdf/a: questo metodo, in assenza di altri, è certamente il più comodo perché non devi installare alcun programma.
- PDF Converter: non è il metodo più comodo ma è gratuito e ti consente di avere un programma dedicato per trasformare qualsiasi file in pdf/a.